Microsoft Office paketində verilənlər bazası yaratmaq və onlarla işləmək üçün xüsusi bir proqram var - Access. Buna baxmayaraq, bir çox istifadəçi bu məqsəd üçün Excel-də daha tanıdıcı bir tətbiq istifadə etməyi üstün tutur. Qeyd edək ki, bu proqram tam məlumat bazası (DB) yaradılması üçün bütün vasitələrə malikdir. Bunu necə edəcəyimizi öyrənək.
Yaradılma prosesi
Excel verilənlər bazası, sütun və sətirdə paylanmış məlumatların strukturlaşdırılmış dəstidir.
Xüsusi terminoloji görə verilənlər bazası simvolları adlanır "qeydlər". Hər giriş fərdi bir obyekt haqqında məlumat ehtiva edir.
Sütunlar çağırılır "sahələr". Hər bir sahədə bütün qeydlər üçün ayrı bir parametr mövcuddur.
Yəni, Excel-də hər hansı bir verilənlər bazasının çərçivəsi müntəzəm bir masa.
Cədvəl yaratma
Yəni ilk növbədə bir masa yaratmaq lazımdır.
- Verilənlər bazasının sahələrinin (sütunlarının) başlıqlarını daxil edin.
- Verilənlər bazası qeydlərinin (xətlərinin) adını doldururuq.
- Verilənlər bazasını doldurmağa davam edirik.
- Verilənlər bazası doldurulduqdan sonra biz bu məlumatı öz mülahizəmizlə (yazı tipi, sərhədləri, doldurulması, seçilməsi, hüceyrəyə nisbətən mətn vəziyyəti və s.) Formatlaşdırırıq.
Bu, verilənlər bazası çərçivəsinin yaradılmasını tamamlayır.
Dərs: Excel-də elektron cədvəl etmək
Verilənlər bazası atributları təyin etmək
Excel, masanın bir hüceyrə kimi deyil, yəni bir verilənlər bazası kimi qəbul etməsi üçün uyğun xüsusiyyətləri təyin etməlidir.
- Nişana keçin "Məlumat".
- Cədvəlin bütün növünü seçin. Sağ siçan düyməsini basın. Kontekst menyusunda, düyməni basın "Bir ad təyin et ...".
- Grafiğinde "Ad" verilənlər bazasına zəng etmək istədiyimiz adı göstərin. Önkoşul, adın bir məktubla başlaması və boşluq olmamasıdır. Grafiğinde "Range" Masa sahəsinin ünvanını dəyişə bilərsiniz, ancaq düzgün seçsəniz, burada bir şey dəyişdirməyin lazım deyil. İsteğe bağlı olaraq, ayrı bir sahədə bir not belirtebilirsiniz, lakin bu parametre isteğe bağlıdır. Bütün dəyişikliklər edildikdən sonra düyməni basın. "OK".
- Düyməni basın "Saxla" pəncərənin üstündə və ya klaviatura qısayolunu yazın Ctrl + Sbir verilənlər bazasını kompüterə bağlanan bir sabit diskdə və ya çıxarıla bilən media üzərində saxlamaq üçün.
Deyə bilərik ki, ondan sonra hazır olan məlumat bazası var. Hal-hazırda olduğu kimi belə bir dövlətlə işləmək mümkündür, lakin bir çox imkanlar kəsiləcəkdir. Aşağıda veritabanını daha funksional etmək üçün necə izah edirik.
Sıralayın və süzün
Verilənlər bazası ilə işləmək, ilk növbədə, qeydlərin təşkili, seçilməsi və çeşidlənməsi imkanını təmin edir. Bu funksiyaları bazamıza bağlayaq.
- Sifarişi aparmaq üçün hazırladığımız sahənin məlumatını seçin. Nişanın üzərindəki lentdə yerləşən "Sort" düyməsini basın "Məlumat" alətlər blokunda "Sort və filter".
Sıralama demək olar ki, hər hansı bir parametrlə yerinə yetirilə bilər:
- əlifba adı;
- tarix;
- nömrə və s.
- Növbəti pəncərə yalnız seçmək üçün seçilən sahəni istifadə etmək və ya avtomatik olaraq genişləndirmək istəməyəcəkdir. Avtomatik genişləndirməni seçin və düyməni basın. "Sırala ...".
- Sort parametrləri pəncərəsi açılır. Sahədə "Sırala" həyata keçiriləcək sahənin adını göstərin.
- Sahədə "Sort" tam olaraq necə ediləcəyini dəqiqləşdirir. Bir verilənlər bazası üçün ən yaxşı seçim seçməkdir "Dəyərlər".
- Sahədə "Sifariş" Sortlaşdırmanın həyata keçiriləcəyini müəyyənləşdirin. Müxtəlif məlumat növləri üçün bu pəncərədə fərqli dəyərlər göstərilir. Məsələn, mətn məlumatları üçün bu dəyər olacaq "A'dan Z'ye" və ya "Zdən A'ya"və ədədi üçün - "Artan" və ya "Azalan".
- Bunu əmin etmək vacibdir "Məlumatlarım başlıqları ehtiva edir" bir gənə var idi. Əgər yoxsa, qoymaq lazımdır.
Bütün zəruri parametrləri daxil etdikdən sonra düyməni basın "OK".
Bundan sonra verilənlər bazasında məlumat müəyyən edilmiş parametrlərə uyğun olaraq sıralanacaq. Bu vəziyyətdə biz müəssisənin işçilərinin adları ilə sıralanıb.
- Bir Excel verilənlər bazasında işləyərkən ən əlverişli vasitələrdən biri avtomatik filtredir. Verilənlər bazasının və parametrlər blokunun hamısını seçin "Sort və filter" düyməni basın "Süzgəc".
- Gördüyünüz kimi, bundan sonra simgeler ters çevrilmiş üçbucaq şəklində sahələrin adı ilə hüceyrələrdə yaranmışdır. Qiymətini süzgəcdən keçirəcəyimiz sütunun simgesini basın. Açılan pəncərədə biz bu dəyərlərdən, gizlətmək istədiklərimizdən gələn qeydlərdən çıxarırıq. Seçim edildikdən sonra düyməni basın. "OK".
Gördüyünüz kimi, bundan sonra, siqnalları qaldırdığımız dəyərləri olan xətlər cədvəldən gizlədilər.
- Bütün məlumatları ekrana qaytarmaq üçün, süzgəcin həyata keçirildiyi sütunun simgesini və açıq pəncərədə bütün maddələrin qarşısında bütün onay qutularını yoxlayın. Sonra düyməni basın "OK".
- Süzgəcdən tamamilə çıxarmaq üçün düyməni basın. "Süzgəc" lentdə.
Dərs: Excel-də məlumatları sıralayın və süzün
Axtarış
Böyük məlumat bazası varsa, xüsusi vasitənin köməyi ilə axtarış etmək rahatdır.
- Bunu etmək üçün sekməyə keçin "Ev" və alətlər blokundakı kasetdə Redaktə et düyməni basın "Tapın və vurun".
- İstədiyiniz dəyəri göstərmək üçün lazım olan bir pəncərə açılır. Bundan sonra düyməni basın "Sonrakı tap" və ya "Hamısını tapın".
- Birinci halda, müəyyən bir dəyəri olan ilk hüceyrə aktiv olur.
İkinci halda, bu dəyəri olan hüceyrələrin bütün siyahısı açılır.
Dərs: Excel-də axtarış necə aparılır
Sahələri bağlamaq
Hüceyrələri qeydləri və sahələri ilə düzəltmək üçün verilənlər bazası yaratmaqda rahatdır. Böyük bir baza ilə işləyərkən - bu, yalnız bir şərtdir. Əks təqdirdə, hər hansı bir sıra və ya sütunun müəyyən bir dəyərə uyğun olduğunu görmək üçün hesabatı keçərək vaxt keçirməlisiniz.
- Hüceyrəni, yuxarıdakı və soldan düzəltmək istədiyiniz bölgəni seçin. Dərhal başlıq altında və giriş adlarının sağında yerləşəcəkdir.
- Seksiyada olmaq "Görünüş" düyməni basın "Sahəni bağla"alət qrupunda yerləşdirilir "Pəncərə". Açılır siyahıda, dəyəri seçin "Sahəni bağla".
İndi məlumatlar səhifəsinə baxdığınızdan asılı olmayaraq, sahələrin və qeydlərin adları həmişə gözün qarşısında olacaq.
Dərs: Excel-də sahəsi düzəltmək üçün necə
Siyahı buraxın
Cədvəlin bəzi sahələri üçün istifadəçilər yeni qeydlər əlavə edərək yalnız müəyyən parametrləri göstərə biləcək şəkildə açılır siyahı təşkil etmək üçün optimaldır. Bu, məsələn, sahə üçün doğrudur "Paul". Bütün bunlardan sonra yalnız iki seçim ola bilər: kişi və qadın.
- Əlavə bir siyahı yaradın. Ən rahat şəkildə başqa bir plakaya yerləşdiriləcək. Burada biz açılır siyahıda görünəcək dəyərlər siyahısını göstəririk.
- Bu siyahı seçin və sağ siçan düyməsini basın. Görünən menyuda maddəni seçin "Bir ad təyin et ...".
- Bizimlə tanış olan pəncərə açılır. Müvafiq sahədə yuxarıda müzakirə olunan şəraitə uyğun olaraq adını aralığımıza atayın.
- Veritabanı ilə hesabata qayıdırıq. Açılır siyahının tətbiq olunacağı sıra seçin. Nişana keçin "Məlumat". Düyməni basırıq "Data Verification"alətlərin blokundan tape üzərində yerləşir "Məlumatlarla işləmə".
- Görünən dəyər yoxlama pəncərəsi açılır. Sahədə "Məlumat Tipi" düyməni mövqeyə qoyun "Siyahı". Sahədə "Mənbə" marka qoydu "=" və dərhal sonra, bir yer olmadan, bir az daha yüksək verdiyimiz açılan siyahı adını yaz. Bundan sonra düyməni basın "OK".
Artıq məhdudiyyət qoyulduğu aralığa məlumat daxil etməyə çalışdığınız zaman, dəqiq müəyyən edilmiş dəyərlər arasında seçə biləcək bir siyahı görünür.
Bu hüceyrələrə özbaşına simvol yazmağa çalışarsanız, bir səhv baş verəcəkdir. Siz geri gəlmək və doğru bir giriş etmək lazımdır.
Dərs: Excel-də açılan siyahıdan necə istifadə etmək olar?
Əlbəttə ki, Excel öz məlumat bazalarını yaratmaq üçün xüsusi proqramlara imkanlarından məhduddur. Lakin, bir çox məlumatlar bazası yaratmaq istəyən istifadəçilərin ehtiyaclarını təmin edəcək bir vasitədir. Excel xüsusiyyətləri, xüsusi proqramlarla müqayisədə adi istifadəçilər üçün daha yaxşı bilinirsə, bu baxımdan Microsoft-un inkişafı hətta bir sıra üstünlüklərə malikdir.
