Excel-də işləyərkən, bəzi tablolar çox təsir edici bir ölçüyə çatır. Bu, sənədin ölçüsünün artırılması, bəzən hətta bir dəfəyə qədər meqabayt və ya daha çox olmasına gətirib çıxarır. Bir Excel kitabının ağırlığının artması yalnız sabit diskdə yer tutan yerin artmasına deyil, daha da önemlisi, müxtəlif tədbirlər və proseslərin icrası sürətindəki yavaşlamağa gətirib çıxarır. Sadəcə, belə bir sənədlə işləyərkən, Excel yavaşmağa başlayır. Buna görə də, bu cür kitabların ölçüsünü optimallaşdırmaq və azaldmaq məsələsi təcili olur. Excel-də fayl ölçüsünü necə azalta biləcəyinizə baxaq.
Kitabın ölçüsünü azaltma proseduru
Genişlənmiş faylın optimallaşdırılması bir neçə istiqamətdə olmalıdır. Bir çox istifadəçi təxmin etməz, lakin tez-tez Excel kitabında bir çox lazımsız məlumat var. Bir fayl kiçik olduqda, heç kim ona xüsusi diqqət yetirir, lakin sənəd çətinləşirsə, onu mümkün olan bütün parametrlərlə optimallaşdırmalısınız.
Metod 1: iş aralığını azaltın
Çalışma aralığı, Excel'in hərəkətləri xatırlayacağı sahədir. Bir sənədin yenidən hesablandığında, proqram, iş sahəsinin bütün hüceyrələrini yenidən hesablayır. Amma həmişə istifadəçinin əslində işlədiyi aralığa uyğun gəlmir. Məsələn, masanın altındakı istənilməyən bir yer, iş aralığının ölçüsünü, yerin olduğu yerə qədər genişləndirəcəkdir. Hesablanır ki, Excel yenidən hesablanırsa, hər dəfə boş bir hüceyrə qrupu işləyəcək. Bu problemi müəyyən bir nümunə ilə həll edə biləcəyinizə baxaq.
- Əvvəlcə prosedurdan sonra nə olacağını müqayisə etmək üçün optimallaşdırmadan əvvəl çəkisini nəzərdən keçirin. Bu nişana keçməklə edilə bilər "Fayl". Bölməyə gedin "Ətraflı". Açılmış pəncərənin sağ hissəsində kitabın əsas xüsusiyyətləri göstərilir. Əmlakın ilk maddəsi sənədin ölçüsüdür. Gördüyünüz kimi, bizim vəziyyətimizdə bu 56.5 kilobaytdır.
- İlk növbədə, hesabatın real iş sahəsi istifadəçinin həqiqətən ehtiyacı olanlardan necə fərqləndiyini öyrənməlisiniz. Bunu etmək olduqca asandır. Masanın hər hansı bir hüceyrəsində oluruq və əsas kombinasiyanı yazın Ctrl + End. Excel dərhal proqramın işin son elementi hesab etdiyi son hücrə keçir. Gördüyünüz kimi, bizim xüsusi vəziyyətimizdə bu xətt 913383-dir. Cədvəl həqiqətən yalnız ilk altı sətirə sahib olduğunu nəzərə alsaq, 913377 xəttinin əslində faylın ölçüsünü artırmasa da, yararsız bir yük olduğunu ifadə etmək olar. Hər hansı bir hərəkət edərkən proqramın bütün aralığının daimi yenidən hesablanması sənəddə işin yavaşmasına gətirib çıxarır.
Əlbəttə ki, əslində, faktiki iş aralığının və bir Excel-in bu qədər böyük bir boşluğu olduqca nadirdir və aydınlıq üçün belə çox sayda xətt çəkdik. Baxmayaraq ki, bəzən bir təbəqənin bütün sahəsi bir iş sahəsi hesab edildiyi hallarda da olur.
- Bu problemi həll etmək üçün, ilk boşdan və hesabatın ən sonundan başlayaraq, bütün xəttləri silmək lazımdır. Bunu etmək üçün, masanın hemen altındakı ilk hüceyrəni seçin və tuş kombinasiyasını yazın Ctrl + Shift + Aşağı Ok.
- Gördüyünüz kimi, bundan sonra ilk sütunun bütün elementləri seçilmiş hüceyrədən başlayaraq masanın sonuna qədər seçilib. Sonra sağ siçan ilə məzmun basın. Açılmış kontekst menyusundan maddəni seçin "Sil".
Bir çox istifadəçi düyməni basaraq silməyə çalışır. Sil klaviaturada, amma bu doğru deyil. Bu hərəkət hüceyrələrin məzmununu təmizləyir, lakin özlərini silmir. Buna görə də, bizim vəziyyətimizdə kömək olmaz.
- Maddə seçdikdən sonra "Sil ..." kontekst menyusunda kiçik bir hüceyrə çıxarılması pəncərəsi açılır. Biz mövqeyə keçid qoyduq "String" və düyməni basın "OK".
- Seçilmiş aralığın bütün hatları silinmişdir. Pəncərənin yuxarı sol küncündə olan disket simgesini tıklayaraq kitabı qorumaq üçün əmin olun.
- İndi necə kömək etdiyini görək. Cədvəldə hər hansı bir hüceyrəni seçin və qısayolunu yazın Ctrl + End. Gördüyünüz kimi, Excel cədvəlin son hücresini seçdi, yəni hesabatın iş yerinin son elementidir.
- İndi bölməyə keçirik "Ətraflı" Nişanlar "Fayl"sənədimizin çəkisinin nə qədər azaldıldığını öyrənmək üçün. Gördüyünüz kimi, indi 32,5 KB. Optimallaşdırma prosedurasından əvvəl onun ölçüsü 56,5 KB olub. Beləliklə, 1,7 dəfə çox azalmışdır. Lakin bu vəziyyətdə əsas nailiyyət faylın ağırlığında hətta bir azalma deyil, proqramın artıq istifadə edilməmiş sıra sayını açıqlamasından azaddır, bu sənədin işlənmə sürətini əhəmiyyətli dərəcədə artıracaqdır.
Kitabda işlədiyiniz bir neçə təbəqə varsa, hər biri ilə oxşar prosedurları yerinə yetirməlisiniz. Bu sənədin ölçüsünü daha da azaldacaq.
Metod 2: lazımsız formatlamanı ortadan qaldırın
Bir Excel sənədini ağırlaşdırdığından başqa bir vacib amil artıq formatlaşdırılmır. Bu, müxtəlif şriftlər, sərhədlər, sayı formatlarının istifadəsini ehtiva edə bilər, amma ilk növbədə müxtəlif rəngli hüceyrələrin doldurulması ilə bağlıdır. Faylı formatlaşdırmadan əvvəl, iki dəfə düşünməlisiniz və bunu etməyinizə və ya bu proseduradan asılı olmayaraq, asanlıqla edə bilərsiniz.
Bu, xüsusilə böyük ölçüdə olan məlumatların böyük bir hissəsini əhatə edən kitablara aiddir. Bir kitabçaya formatlaşdırma əlavə edərək, çəkisini bir neçə dəfə artıra bilər. Buna görə, sənəddə təqdim olunan məlumatların görünürlüğünün və faylın ölçüsünün "həqiqətən vacib olduğu yerlərdə formatlaşdırma" tətbiq etməklə "qızıl ortalama" seçmək lazımdır.
Biçimləmə, ağırlaşdırma ilə bağlı başqa bir amil bəzi istifadəçilər hüceyrələri "bir marj ilə formatlaşdırmağı" üstün tutur. Yəni, masanın yalnız özü deyil, həm də altında olan sıra, bəzən hətta səthin sonuna qədər formatlaşdırırlar ki, cədvəldə yeni satırlar əlavə olunduqda, hər dəfə yenidən formatlaşdırmaq lazım olmayacaq.
Yeni xəttlər nə vaxt əlavə ediləcəyi və nə qədər əlavə ediləcəyi məlum deyil və belə bir ön formatlaşdırma ilə faylın hətta indi hazırlanacağı da bu sənəd ilə iş sürətinə də mənfi təsir göstərəcək. Buna görə, masa daxilində olmayan boşluq hüceyrələrinə formatlaşdırma tətbiq etdikdə, mütləq onu silmək lazımdır.
- Əvvəla, məlumatların aralığının altındakı bütün hüceyrələri seçməlisiniz. Bunu etmək üçün şaquli koordinat panelində ilk boş xəttin nömrəsini basın. Bütün xətt vurgulanır. Bundan sonra artıq bildiyimiz isti birləşməni istifadə edin. Ctrl + Shift + Aşağı Ok.
- Bundan sonra, masanın bir hissəsinin altındakı bütün satırlar məlumatlarla doldurulur. Seksiyada olmaq "Ev" simvol basın "Təmiz"alətlərin blokundan tape üzərində yerləşir Redaktə et. Kiçik bir menyu açılır. Bir mövqe seçin "Biçimlər silin".
- Seçilən aralığın bütün hüceyrələrində bu hərəkətdən sonra formatlaşdırma çıxarılacaq.
- Eyni şəkildə, masanın özündə lazımsız formatlamanı da silə bilərsiniz. Bunu etmək üçün biz fərdi hüceyrələri və ya formatlaşdırmanın minimal faydalı olmasını düşündüyümüz bir sıra seçirik, düyməni basın. "Təmiz" Lentdə və siyahıdan maddəni seçin "Biçimlər silin".
- Gördüyünüz kimi, cədvəlin seçilmiş aralığının formatlanması tamamilə silindi.
- Bundan sonra biz bu aralığa uyğun hesab etdiyimiz bəzi format elementlərinə qayıdırıq: sərhədlər, sayısal formatlar və s.
Yuxarıda göstərilən addımlar Excel iş kitabının ölçüsünü əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağa kömək edəcək və bu işi sürətləndirəcəkdir. Ancaq sənədin optimallaşdırılması üçün vaxt sərf etməkdən əvvəl, həqiqətən, lazımi və lazımlı olduğu yerlərdə formatın istifadə edilməsindən daha yaxşıdır.
Dərs: Excel Masaların Formatlanması
Metod 3: əlaqələri silmək
Bəzi sənədlərdə dəyərlərin çəkildiyi yerdən çox sayda əlaqə var. Bu da onların iş sürətini ciddi şəkildə yavaşlata bilər. Digər kitablara xarici əlaqələr xüsusilə güclü şəkildə bu şouda təsir göstərir, baxmayaraq ki, daxili əlaqələr də sürətə mənfi təsir göstərir. Bağlantı məlumatı götürən qaynaq daim yenilənməyəcəkdirsə, yəni normativ dəyərlərlə hüceyrələrə istinad ünvanı dəyişdirmək məcburiyyətlidir. Bu sənədlə iş sürətini artıra bilər. Bağlantı və ya dəyər xüsusi bir hüceyrədə olub-olmadığını görə bilərsiniz, elementi seçdikdən sonra formul barında bilərsiniz.
- Əlaqələri olan ərazini seçin. Seksiyada olmaq "Ev"düyməni basın "Kopyala" Ayarlar qrupundakı lentdə yerləşdirilir "Panoya".
Alternativ olaraq, aralığı seçdikdən sonra, isti düymələrin birləşməsindən istifadə edə bilərsiniz. Ctrl + C.
- Verileri kopyaladıktan sonra seçimi alandan çıxarmayın, sağ siçan düyməsini basın. Kontekst menyusu başlayıb. Bu blokda "Daxiletmə Seçimləri" simgəyə basın lazımdır "Dəyərlər". Göründüyü rəqəmlərlə bir piktograma bənzəyir.
- Bundan sonra, seçilmiş sahədə olan bütün əlaqələr statistik dəyərlərlə əvəz olunacaq.
Ancaq Excel iş kitabını optimallaşdırma variantının həmişə məqbul olmadığını yadda saxlamaq lazımdır. Bu, yalnız orijinal mənbədən gələn məlumatlar dinamik olmadığı zaman istifadə edilə bilər, yəni zamanla dəyişmir.
4-cü üsul: format dəyişiklikləri
Dəyərin ölçüsünü əhəmiyyətli dərəcədə azaltmaq üçün başqa bir üsul onun formatını dəyişdirməkdir. Yəqin ki, yuxarıda göstərilən variantların birləşməsində də istifadə edilməsinə baxmayaraq, bu metod yəqin ki, kitabların hamısını sıxışdırmaqdan daha çox kömək edir.
Excel-də xls, xlsx, xlsm, xlsb kimi bir neçə "doğma" fayl formatları var. Xls formatı, Excel 2003 və daha əvvəl proqram versiyası üçün əsas uzantı idi. Artıq köhnəlmişdir, amma buna baxmayaraq, bir çox istifadəçi hələ də tətbiq etməyə davam edir. Bundan əlavə, bir çox il əvvəl hətta modern format çatışmazlığı dövründə yaradılan köhnə fayllar ilə işləmək üçün geri dönməli olduğunuz hallar var. Excel sənədlərinin sonrakı versiyalarını necə idarə edə bilməyəcəyini bilməyən bir çox üçüncü tərəf proqramlarının bu uzadılması ilə kitablarla işləməsi faktını qeyd etmək olmaz.
Qeyd edək ki, xls uzadılması ilə kitab xlsx formatının müasir analoqundan daha böyük bir ölçüyə malikdir və bu Excel hazırda ana kimi istifadə edir. Əvvəla, bu, xlsx fayllarının əslində sıxılmış arxiv olmasıdır. Buna görə, xls uzantısını istifadə etsəniz, kitabın çəkisini azaltmaq istəyirsənsə, bu xlsx formatında qurtarmaqla sadəcə bunu edə bilərsiniz.
- Bir sənəd xls formatından xlsx formatına çevrilmək üçün sekməyə keçin "Fayl".
- Açılan pəncərədə dərhal hissəyə diqqət yetirin "Ətraflı"hazırda sənədin çəkisi 40 Kb olduğu ifadə edilir. Sonra, adı basın "Saxla ...".
- Saxlama pəncərəsi açılır. İstəyirsinizsə, yeni bir kataloqa gələ bilərsiniz, lakin əksər istifadəçilər üçün yeni sənədləri mənbəyi eyni yerə saxlamaq daha rahatdır. Kitabın adı, istənilən halda, "Fayl adı" sahəsində dəyişdirilə bilər, baxmayaraq ki, mütləq deyil. Bu prosedurda ən vacib sahə qoymaqdır "Fayl Tipi" məna "Excel iş kitabı (.xlsx)". Bundan sonra düyməni basa bilərsiniz "OK" pəncərənin dibində.
- Saxlanıldıqdan sonra bölümə keçin "Ətraflı" Nişanlar "Fayl", nə qədər çəkinin azaldılmasını görmək. Gördüyünüz kimi, dönüşüm əməliyyatından əvvəl 40 KB qarşı 13.5 KB. Yəni, müasir bir şəkildə yalnız bir qorunma kitabın üç dəfə sıxılmasına icazə verdi.
Bundan əlavə, Excel-də başqa bir müasir xlsb formatı və ya ikili kitab var. Bu sənəd ikili kodlaşdırmada saxlanılır. Bu fayllar xlsx kitablarından daha az çəkir. Bundan əlavə, onlar yazdıqları dil Excelə ən yaxındır. Buna görə də, bu cür kitablar hər hansı digər genişləndirmədən daha sürətli işləyir. Eyni zamanda, funksionallıq və müxtəlif alətlər (formatlaşdırma, funksiyalar, qrafika və s.) İstifadə etmək imkanları baxımından müəyyən edilmiş formatın xlsx formatından daha az olmaması xls formatından artıqdır.
Xlsb-in Excel-də standart formata çevrilməməsinin əsas səbəbi üçüncü tərəf proqramlarının onunla işləməsidir. Məsələn, məlumatı Excel-dən 1C proqramına ixrac etməlisinizsə, xlsx və ya xls sənədləri ilə, xlsb ilə deyil. Lakin, məlumatları hər hansı bir üçüncü tərəf proqramına köçürməyi planlaşdırmırsanız, sənədinizi xlsb formatında təhlükəsiz saxlaya bilərsiniz. Bu sənədi sənədin ölçüsünü azaltmaq və iş sürətini artırmaq üçün imkan verir.
Xlsb uzadılmasında bir faylın saxlanması proseduru xlsx uzadılması üçün etdiyimizə bənzəyir. Nişanda "Fayl" maddəə basın "Saxla ...". Sahədə açılan qazanc penceresinde "Fayl Tipi" bir seçim seçmək lazımdır "Excel ikili iş kitabı (* .xlsb)". Sonra düyməni basın. "Saxla".
Bölmədə sənədin ağırlığına baxırıq. "Ətraflı". Gördüyünüz kimi, bu, daha da azaldı və indi yalnız 11.6 KB.
Özetleyebiliriz ki, bir formatla işlədiyiniz halda, ölçüsünü azaltmaq üçün ən təsirli üsul, modern xlsx və ya xlsb formatlarında yenidən qurmaqdır. Əgər bu fayl uzantılarını artıq istifadə edirsinizsə, onda kilolarını azaltmaq üçün iş yerini düzgün şəkildə konfiqurasiya etməli, lazımsız formatlama və lazımsız əlaqələri aradan qaldırmalısınız. Bütün bu hərəkətləri kompleks bir şəkildə yerinə yetirirsinizsə, ən böyük qaytarılacaqsınız və özünüzü yalnız bir seçimlə məhdudlaşdırmırsınız.
